Kamis, 05 Februari 2009

PENILAIAN KINERJA

Penilaian Kinerja
a. Pengertian Penilaian Kinerja
Untuk mengetahui penilaian kinerja terlebih dahulu penulis uraikan pengertian penilaian kinerja sebagai berikut :
Penilaian kinerja menurut Sedarmayanti (2007:261) : ”Uraian sistematik, tentang kekuatan/kelebihan dan kelemahan yang berkaitan dengan pekerjaan seseorang/kelompok”. Dan menurut Ambar Teguh Sulistiyani & Rosidah (2003:223), “Penilaian Kinerja adalah merupakan cara pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam instansi yang dilakukan terhadap organisasi”. Sementara Gary Dessler dalam Sedarmayanti (2007:260) mengemukakan bahwa penilaian kinerja adalah :
Prosedur apa saja yang meliputi :
a) Penetapan standar kinerja
b) Penilaian kinerja aktual karyawan dalam hubungan dengan standar
c) Memberi umpan balik kepada karyawan dengan tujuan memotivasi karyawan untuk menghilangkan penurunan kinerja atau terus bekerja lebih giat.

Dari uraian di atas dapat penulis simpulkan penilaian kinerja adalah cara penilaian terhadap kemampuan, kompetensi, dan motivasi mereka dalam memberikan kontribusi terhadap organisasi atas pekerjaan yang telah diberikan dan menjadi tanggungjawabnya.


b. Tujuan Penilaian Kinerja
Setiap kegiatan yang dilakukan tentu mempunyai tujuan yang hendak dicapai, demikian pula dengan penilaian kinerja memiliki berbagai tujuan diantaranya seperti yang diungkapkan oleh para ahli sebagai berikut :
Veithzal Rivai (2004:311), mengemukakan suatu perusahaan melakukan penilaian kinerja didasarkan pada dua alasan pokok, yaitu :
1) Manajer memerlukan evaluasi yang objektif terhadap kinerja karyawan pada masa lalu yang digunakan untuk membuat keputusan di bidang SDM di masa yang akan datang.
2) Manajer memerlukan alat yang memungkinkan untuk membantu karyawannya memperbaiki kinerja, merencanakan pekerjaan, mengembangkan kemampuan dan keterampilan untuk perkembangan karier dan memperkuat kualitas hubungan antar manajer yang bersangkutan dengan karyawannya.

Selain dua alasan pokok diatas lebih lanjut Veithzal Rivai (2004:311), mengemukakan bahwa penilaian kinerja dapat digunakan untuk :
1) Mengetahui pengembangan, yang meliputi :
a) Identifikasi kebutuhan pelatihan
b) Umpan balik kinerja
c) Menentukan transfer dan penugasan
d) Identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan
2) Pengambilan keputusan administratif, yang meliputi :
a) Keputusan untuk menentukan gaji, promosi, mempertahankan atau memberhentikan karyawan
b) Pengakuan kinerja karyawan
c) Pemutusan hubungan kerja
d) Mengidentifikasi yang buruk
3) Keperluan perusahaan, yang meliputi :
a) Perencanaan SDM, menentukan kebutuhan pelatihan
b) Evaluasi pencapaian tujuan perusahaan
c) Informasi untuk identifikasi tujuan
d) Evaluasi terhadap sistem SDM
e) Penguatan terhadap kebutuhan pengembangan perusahaan
4) Dokumentasi, yang meliputi :
a) Kriteria untuk validasi penelitian
b) Dokumentasi keputusan-keputusan tentang SDM
c) Membantu untuk memenuhi persyaratan hukum.

Sedangkan Sedarmayanti (2007:264), mengemukakan bahwa tujuan penilaian kinerja yaitu :
1) Mengetahui keterampilan dan kemampuan karyawan
2) Sebagai dasar perencanaan bidang kepegawaian khususnya penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja
3) Sebagai dasar pengembangan dan pendayagunaan karyawan seoptimal mungkin, sehingga dapat diarahkan jenjang/rencana kariernya, kenaikan pangkat dan kenaikan jabatan.
4) Mendorong terciptanya hubungan timbal balik yang sehat antara atasan dan bawahan
5) Mengetahui kondisi organisasi secara keseluruhan dari bidang kepegawaian khususnya kinerja karyawan dalam bekerja.
6) Secara pribadi karyawan mengetahui kekuatan dan kelemahannya sehingga dapat memacu perkembangannya. Bagi atasan yang menilai akan lebih memperhatikan dan mengenal bawahan/karyawannya sehingga dapat lebih memotivasi karyawan.
7) Hasil penilaian pelaksanaan pekerjaan dapat bermanfaat bagi penelitian dan pengembangan dibidang kepegawaian.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penilaian kinerja adalah untuk memberikan evaluasi yang objektif terhadap kinerja karyawan serta menentukan alat dan cara yang memungkinkan dapat membantu karyawan dalam memperbaiki kinerja, meningkatkan kemampuan dan keterampilan untuk pengembangan kariernya sehingga karyawan memiliki motivasi yang tinggi untuk bekerja lebih giat.
Lebih lanjut Veithzal Rivai (2004:313) : mengemukakan tujuan penilaian kinerja sebagai berikut :
1) Tujuan penilaian yang berorientasi pada masa lalu
Praktiknya masih banyak perusahaan yang menerapkan penilaian kinerja yang berorientasi pada masa lampau, hal ini disebabkan kurangnya pengertian tentang manfaat penilaian kinerja sebagai sarana untuk mengetahui potensi karyawan. Tujuan penilaian kinerja yang berorientasi pada masa lalu ini adalah :
a) Mengendalikan perilaku karyawan dengan menggunakannya sebagai instrumen untuk memberikan ganjaran, hukuman dan ancaman
b) Mengambil keputusan tentang kenaikan gaji dan promosi
c) Menempatkan karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan tertentu
2) Tujuan penilaian yang berorientasi pada masa depan apabila dirancang secara tepat sistem penilaian ini dapat :
a) Membantu tiap karyawan untuk semakin banyak mengerti tentang perannya dan mengetahui secara jelas fungsi-fungsinya
b) Merupakan instrumen dalam membantu tiap karyawan mengerti kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan sendiri yang dikaitkan dengan peran dan fungsi dalam perusahaan
c) Menambah adanya kebersamaan antara masing-masing karyawan dengan penyelia sehingga tiap karyawan memiliki motivasi kerja dan merasa senang bekerja dan sekaligus mau memberikan kontribusi sebanyak-banyaknya pada perusahaan
d) Merupakan instrumen untuk memberikan peluang bagi karyawan untuk mawas diri dan evaluasi diri serta menetapkan sasaran pribadi sehingga terjadi pengembangan yang direncanakan dan dimonitor sendiri
e) Membantu mempersiapkan karyawan untuk memegang pekerjaan pada jenjang yang lebih tinggi dengan cara terus menerus meningkatkan perilaku dan kualitas bagi posisi-posisi yang tingkatnya lebih tinggi.
f) Membantu dalam berbagai keputusan SDM dengan memberikan data tiap karyawan secara berkala

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penilaian kinerja bisa dengan berorientasikan pada nilai, hukuman dan yang lebih fokus pada penempatan karyawan pada posisi tertentu, tetapi bisa juga pada pandangan kedepan tentang pengembangan karyawan dalam memegang jabatannya untuk peningkatan sumber daya manusia dimasa yang akan datang.

c. Kegunaan Penilaian Kinerja
Selain tujuan yang ingin dicapai penilaian kinerja juga memiliki kegunaan. Seperti diungkapkan Veithzal Rivai (2004:315) :
Kegunaan penilaian kinerja ditinjau dari berbagai perspektif pengembangan perusahaan, khususnya manajemen SDM, yaitu :
1) Dokumentasi
2) Posisi tawar
3) Perbaikan kinerja
4) Penyesuaian kompensasi
5) Pelatihan dan pengembangan
6) Perencanaan dan pengembangan karier
7) Evaluasi proses staffing
8) Defisiensi proses penempatan karyawan
9) Ketidakakuratan informasi
10) Kesalahan dalam merancang pekerjaan
11) Kesempatan kerja yang adil
12) Mengatasi tantangan-tantangan eksternal
13) Elemen-elemen pokok sistem penilaian kinerja
14) Umpan balik ke SDM

Lebih jelasnya kegunaan penilaian kinerja penulis uraikan sebagai berikut :
Dokumentasi; Penilaian kinerja berguna untuk memperoleh data yang pasti, sistematik, dan faktual dalam penentuan nilai suatu pekerjaan.
Posisi tawar; Penilaian kinerja berguna untuk memungkinkan manajemen melakukan negosiasi yang objektif dan rasional dengan serikat buruh (kalau ada) atau langsung dengan karyawan.
Perbaikan kinerja; Penilaian kinerja berguna sebagai umpan balik pelaksanaan kerja yang bermanfaat bagi karyawan, manajer, dan spesialis personil dalam bentuk kegiatan untuk meningkatkan atau memperbaiki kinerja karyawan.
Penyesuaian kompensasi; Penilaian kinerja berguna membantu pengambil keputusan dalam penyesuaian ganti-rugi, menentukan siapa yang perlu dinaikkan upahnya-bonus atau kompensasi lainnya.
Pelatihan dan pengembangan; Penilaian kinerja berguna untuk memutuskan keperluan pelatihan dan pengembangan. Kinerja buruk mengindikasikan adanya suatu kebutuhan untuk latihan. Demikian juga, kinerja baik dapat mencerminkan adanya potensi yang belum digunakan dan harus dikembangkan.
Perencanaan dan pengembangan karier; Penilaian kinerja dapat digunakan sebagai panduan dalam perencanaan dan pengembangan karier karyawan, penyusunan program pengembangan karier yang tepat, dapat menyelaraskan antara kebutuhan karyawan dengan kepentingan organisasi.
Evaluasi proses staffing; Penilaian kinerja berguna untuk evaluasi proses staffing. Prestasi kerja yang baik atau buruk mencerminkan kekuatan atau kelemahan prosedur staffing departemen SDM.
Defisiensi proses penempatan karyawan; Penilaian kinerja berguna untuk defisiensi proses penempatan karyawan. Kinerja yang baik atau jelek mengisyaratkan kekuatan atau kelemahan dalam prosedur penempatan karyawan di departemen SDM.
Ketidakakuratan informasi; Penilaian kinerja berguna untuk meminimalisasi ketidakakuratan informasi. Kinerja lemah menandakan adanya kesalahan di dalam informasi analisis pekerjaan. Pemakaian informasi yang tidak akurat dapat mengakibatkan proses rekrutmen, pelatihan, atau pengambilan keputusan tidak sesuai.
Kesalahan dalam merancang pekerjaan; Penilaian kinerja berguna untuk menghindari kesalahan dalam merancang pekerjaan. Kinerja yang lemah mungkin merupakan suatu gejala dari rancangan pekerjaan yang kurang tepat. Melalui penilaian kinerja dapat membantu mendiagnosis kesalahan ini.
Kesempatan kerja yang adil; Penilaian kinerja berguna bagi manajemen untuk proses pemberian kesempatan kerja yang adil kepada karyawannya. Penilaian kinerja yang akurat terkait dengan pekerjaan dapat memastikan bahwa keputusan penempatan internal tidak bersifat diskriminatif.
Mengatasi tantangan-tantangan eksternal; Penilaian kinerja berguna untuk mengatasi tantangan-tantangan yang datang dari luar lingkungan pekerjaan. Kadang-kadang kinerja dipengaruhi oleh faktor di luar lingkungan pekerjaan, seperti keluarga, keuangan, kesehatan, atau hal lain seperti hal pribadi. Jika faktor ini tidak dapat diatasi karyawan bersangkutan, departemen SDM mungkin mampu menyediakan bantuan.
Elemen-elemen pokok sistem penilaian kinerja; Penilaian kinerja berguna untuk menentukan elemen-elemen pokok dalam sistem penilaian kinerja. Elemen-elemen pokok sistem penilaian ini mencakup kriteria yang ada hubungan dengan pelaksanaan kerja dan ukuran-ukuran kriteria.
Umpan balik ke SDM; Penilaian kinerja berguna sebagai umpan balik bagi departemen SDM dalam menentukan kebijakan-kebijakan SDM. Kinerja baik atau jelek di seluruh perusahaan, mengindikasikan seberapa baik departemen SDM berfungsi.
Dari uraian di atas disimpulkan bahwa penilaian kinerja memberikan banyak kegunaan bagi manajemen untuk melakukan perbaikan-perbaikan secara menyeluruh dalam hal mendokumentasikan data-data penting, perbaikan kinerja di masa yang akan datang, penyesuaian pemberian kompensasi, memperbaiki kelemahan proses staffing, meminimalisasi ketidakakuratan informasi, menghindari kesalahan dalam merancang pekerjaan, memberikan kesempatan kerja yang adil kepada seluruh karyawan, mengatasi tantangan-tantangan yang datang dari luar pekerjaan, serta dalam penentuan elemen-elemen pokok sistem penilaian kinerja selanjutnya.

d. Faktor-faktor yang menghambat dalam Penilaian Kinerja
Pimpinan sering berhasil untuk meredam emosi dalam menilai prestasi kinerja karyawan, hal ini menyebabkan penilaian menjadi bias. Bias ini mungkin terjadi sebagai akibat ukuran-ukuran yang digunakan bersifat subjektif.
Berbagai bentuk bias yang umum terjadi menurut Veithzal Rivai (2004:317), sebagai berikut :
1) Kendala hukum/legal
2) Bias oleh penilai (penyelia)
a) Hallo Effect
b) Kesalahan kecenderungan terpusat
c) Bias karena terlalu lunak dan terlalu keras
d) Bias karena penyimpangan lintas budaya
e) Prasangka pribadi
f) Pengaruh kesan terakhir
3) Mengurangi bias penilaian

Penilaian kinerja harus bebas dari diskriminasi tidak sah atau tidak legal. Apa pun format penilaian kinerja yang digunakan oleh departemen SDM harus sah dan dapat dipercaya.
Setiap masalah yang didasarkan pada ukuran subjektif adalah peluang terjadinya bias. Bentuk-bentuk bias menurut Veithzal Rivai di atas, penulis uraikan sebagai berikut :Hallo Effect; Hallo Effect terjadi ketika pendapat pribadi penilai (penyelia) mempengaruhi pengukuran kinerja baik dalam arti positif maupun negatif. Sebagai contoh seorang penilai bisa saja secara pribadi tidak menyenangi karyawan tertentu, terlepas dari faktor-faktor penyebab ketidaksenangannya itu. Dalam hal demikian, kecenderungan penilai adalah memberikan penilaian negatif terhadap orang yang tidak disenanginya itu. Sebaliknya jika seorang penyelia menyukai seorang karyawan, sifat tersebut dapat mempengaruhi penilaian kinerja karyawan yang sedang dinilai.
Kesalahan kecenderungan terpusat; Beberapa penilai tidak suka menempatkan karyawan ke posisi ekstrim dalam arti ada karyawan yang dinilai sangat positif atau sangat negatif. Penilaian demikian sering dihindari karena penilai harus menjelaskan kepada departemen SDM mengenai alasan dari penilai seperti itu.
Bias karena terlalu lunak dan terlalu keras; Bias karena terlalu lunak terjadi ketika penilai cenderung begitu mudah dalam mengevaluasi kinerja karyawan. Penilai menilai semua kinerja karyawannya bagus dan menilai dengan baik. Bias karena terlalu keras adalah kebalikannya, diakibatkan oleh penilai yang terlalu ketat dalam mengevaluasi mereka.
Bias karena penyimpangan lintas budaya; Setiap penilai mempunyai harapan tentang tingkah laku manusia yang didasarkan pada kulturnya.
Prasangka pribadi; Sikap tidak suka seorang penilai terhadap sekelompok orang tertentu dapat mengaburkan hasil penilaian seorang karyawan.
Pengaruh kesan terakhir; Ketika penilai diharuskan menilai kinerja karyawan pada masa lampau, kadang-kadang penilai mempersepsikan dengan tindakan karyawan pada saat ini yang sebetulnya tidak berhubungan dengan kinerja masa lampau.
Bias penilaian dapat dikurangi melalui standar penilaian yang dinyatakan secara jelas, pelatihan, umpan balik, dan pemilihan teknik penilaian kinerja yang sesuai.
Berdasarkan uraian di atas dapat penulis simpulkan bahwa faktor-faktor yang dapat menghambat dalam penilaian kinerja dilihat dari segi hukum adalah sah tidaknya format penilaian kinerja yang digunakan oleh departemen SDM. Sedangkan jika dilihat dari sisi penilai (penyelia) yaitu adanya faktor suka dan tidak suka kepada karyawan tertentu tanpa melihat pekerjaan yang dihasilkan oleh karyawan tersebut.

e. Pengukuran Kinerja
Pengukuran terhadap kinerja perlu dilakukan untuk mengetahui apakah selama pelaksanaan kinerja terdapat deviasi dari rencana yang telah ditentukan, atau apakah kinerja dapat dilakukan sesuai jadwal waktu yang ditentukan atau apakah hasil kinerja telah tercapai sesuai dengan yang diharapkan.
Wibowo (2007:320) mengemukakan pengukuran kinerja yang tepat dapat dilakukan dengan cara :
1) Memastikan bahwa persyaratan yang diinginkan pelanggan telah terpenuhi
2) Mengusahakan standar kinerja untuk menciptakan perbandingan
3) Mengusahakan jarak bagi orang untuk memonitor tingkat kinerja
4) Menetapkan arti penting masalah kualitas dan menentukan apa yang perlu prioritas perhatian
5) Menghindari konsekuensi dari rendahnya kualitas
6) Mempertimbangkan penggunaan sumber daya
7) Mengusahakan umpan balik untuk mendorong usaha perbaikan.
Pengukuran kinerja sering kali tidak mudah karena menghadapi berbagai masalah. Masalah yang dapat timbul dalam pengukuran kinerja sesuai pendapat Wibowo (2007:322) yang penulis rangkum sebagai berikut : 1)Dasar ukuran kinerja; 2)Kriteria ukuran kinerja; 3)Karakteristik.
Apa yang diukur semata-mata ditentukan oleh apa yang dipertimbangkan penting oleh pelanggan. Kebutuhan pelanggan diterjemahkan menjadi prioritas strategis dan rencana strategis mengindikasikan apa yang harus diukur. Memberikan perbaikan kepada tim dengan mengukur hasil dari prioritas strategis, memberi kontribusi untuk perbaikan lebih lanjut dengan mengusahakan motivasi tim, dan informasi tentang apa yang berjalan dan tidak berjalan..
Dikaitkan dengan tujuan strategis dan mengukur apa yang secara organisasional penting dan mendorong kinerja bisnis. Relevan dengan sasaran dan akuntabilitas tim dan individu yang berkepentingan. Memfokuskan pada output yang terukur dan penyelesaian tugas dan bagaimana orang bertindak dan bagaimana tingkah laku mereka. Mengindikasi data yang akan tersedia sebagai dasar pengukuran. Dapat diverifikasi, dengan mengusahakan informasi yang akan mengonfirmasi tingkat seberapa jauh harapan dapat dipenuhi. Menjadi setepat mungkin dalam hubungan dengan maksud pengukuran dan ketersediaan data. Mengusahakan dasar untuk umpan balik dan tindakan. Bersifat komprehensif, mencakup semua aspek kinerja sehingga keluarga ukuran tersedia.
Secara akurat mengukur variabel kunci kinerja. Termasuk basis komparasi untuk membantu pemahaman yang lebih baik yang ditunjukkan tingkat kinerja. Dikumpulkan dan didistribusikan berdasarkan waktu. Dapat dianalisis secara makro dan mikro. Tidak mudah dimanipulasi untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk melakukan pengukuran kinerja diperlukan kemampuan sehingga diperlukan adanya ukuran kinerja. Pengukuran kinerja hanya dapat dilakukan terhadap kinerja yang nyata dan terukur. Dengan demikian tujuan ukuran kinerja adalah untuk memberikan bukti apakah hasil yang diinginkan telah dicapai atau belum dan apakah muatan yang terdapat di tempat pekerja memproduksi hasil tersebut.


f. Klasifikasi Ukuran Kinerja
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran kinerja, namun ukuran kinerja harus relevan, dan signifikan. Seperti yang dikemukakan oleh Wibowo (2007:326), bahwa klasifikasi ukuran kinerja sebagai berikut :
1) Produktivitas
2) Kualitas
3) Ketepatan waktu
4) Cycle Time
5) Pemanfaatan sumber daya
6) Biaya
Lebih jelasnya klasifikasi ukuran kinerja penulis uraikan sebagai berikut :
Produktivitas ; biasanya dinyatakan dengan hubungan antara input dan output fisik suatu proses. Oleh karena itu, produktivitas merupakan hubungan antara jumlah output dibandingkan dengan sumber daya yang dikonsumsi dalam memproduksi output.
Kualitas ; biasanya termasuk baik ukuran internal seperti susut, jumlah ditolak, dan cacat per unit, maupun ukuran eksternal rating seperti kepuasan pelanggan atau penilaian frekuensi pemesanan ulang pelanggan.
Ketepatan waktu ; menyangkut persentase pengiriman tepat waktu atau persentase pesanan dikapalkan sesuai dijanjikan. Pada dasarnya ukuran ketepatan waktu mengukur apakah orang melakukan apa yang dikatakan akan dilakukan.
Cycle time ; Menunjukkan jumlah waktu yang diperlukan untuk maju dari sati titik ke titik yang lain dalam proses. Pengukuran cycle time mengukur berapa lama sesuatu dilakukan.
Pemanfaatan sumber daya ; merupakan pengukuran sumber daya yang dipergunakan lawan sumber daya tersedia untuk dipergunakan. Pemanfaatan sumber daya dapat diterapkan untuk mesin, komputer, kendaraan dan bahkan orang.
Ukuran biaya ; terutama berguna apabila dilakukan kalkulasi dalam dasar per unit. Namun banyak perusahaan hanya mempunyai sedikit informasi tentang biaya per unit.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa banyak ukuran kinerja yang bisa digunakan, namun untuk menciptakan sistem pengukuran kinerja sebaiknya dilakukan terlebih dahulu menentukan tipe informasi terkait dengan kinerja yang diperlukan yang dapat membantu tercapainya tingkat kinerja yang diinginkan.

g. Aspek-aspek yang dinilai
Selanjutnya perlu dilakukan pengamatan terhadap elemen-elemen kinerja ini, baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Pengamatan langsung dilakukan ketika penilai benar-benar melihat kinerja itu. Pengamatan tidak langsung terjadi ketika penilai dapat mengevaluasi dari berbagai catatan dan laporan.
Veithzal Rivai (2004:324) mengemukakan aspek-aspek yang dinilai dalam penilaian kinerja dapat dikelompokkan menjadi :
1) Kemampuan teknis, yaitu kemampuan menggunakan pengetahuan, metode, teknik dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman dan pelatihan yang diperolehnya
2) Kemampuan konseptual, yaitu kemampuan untuk memahami kompleksitas perusahaan dan penyesuaian bidang gerak dari unit masing-masing ke dalam bidang operasional perusahaan secara menyeluruh, yang pada intinya individual tersebut memahami tugas, fungsi serta tanggung jawabnya sebagai seorang karyawan
3) Kemampuan hubungan interpersonal, yaitu antara lain kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, memotivasi karyawan, melakukan negosiasi dan lain-lain

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa aspek yang dinilai dalam penilaian kinerja meliputi kemampuan menggunakan sumber daya yang ada dalam diri pegawai itu sendiri yang dikaitkan untuk kemajuan organisasi dan kemampuannya melakukan hubungan sosial dalam upaya memajukan organisasinya.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar